Intelligenza artificiale e amministratori di condominio, tra obblighi e responsabilità

L’amministratore condominiale e la nuova legge sull’intelligenza artificiale: responsabilità, adempimenti e opportunità operative

Un nuovo scenario normativo

L’entrata in vigore della legge italiana sull’intelligenza artificiale (L. 23 settembre 2025, n. 132) segna un punto di svolta per tutte le professioni, comprese quelle tradizionalmente lontane dal mondo digitale.

La nuova normativa non riguarda solo le imprese tecnologiche, ma coinvolge pienamente anche gli studi di amministrazione condominiale, imponendo obblighi di trasparenza, correttezza e responsabilità.

L’amministratore, in quanto mandatario dell’assemblea ai sensi dell’art. 1129 c.c., diventa oggi anche garante dell’uso corretto dei sistemi automatizzati applicati alla gestione dei condomìni: dai software di contabilità ai sistemi predittivi di manutenzione, dalla videosorveglianza ai chatbot informativi.

In questo nuovo quadro, l’amministratore deve assicurare che tali strumenti rispettino:

• i principi di trasparenza e sorveglianza umana;
• la protezione dei dati personali (GDPR e legge 132/2025);
• le regole di non discriminazione e correttezza algoritmica;
• e, soprattutto, che nessuna decisione automatizzata possa incidere sui diritti fondamentali dei condòmini.

Il quadro normativo di riferimento

L’obbligo nasce dall’integrazione di due provvedimenti fondamentali:

• Regolamento UE 2024/1689 (AI Act): quadro europeo per la classificazione dei sistemi di intelligenza artificiale, definizione dei “sistemi ad alto rischio”, obblighi di supervisione e trasparenza.
• Legge italiana 23 settembre 2025, n. 132: recepisce e adatta il Regolamento europeo al contesto nazionale, introducendo – a partire dal 10 ottobre 2025 – l’obbligo per tutti i professionisti e imprese che usano sistemi AI di predisporre un’informativa chiara e trasparente.

Per gli studi di amministrazione condominiale, ciò si traduce nella necessità di dichiarare l’uso di software, app o strumenti con funzioni AI, spiegando:

• in quali fasi della gestione condominiale sono impiegati;
• per quali finalità;
• con quali garanzie a tutela dei condòmini.

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Responsabilità e obblighi dell’amministratore

1. a) Responsabilità giuridica

L’amministratore che utilizza sistemi di intelligenza artificiale rimane personalmente responsabile di eventuali danni causati da errori, discriminazioni o utilizzi impropri.
È tenuto a:

• verificare la correttezza dei dati di input e la loro rappresentatività;
• assicurare la supervisione umana costante dei processi automatizzati;
• conservare log e tracciamenti per eventuali controlli.

1. b) Protezione dei dati personali

In qualità di titolare del trattamento, l’amministratore deve:

• effettuare, ove necessario, una Valutazione d’Impatto (DPIA);
• garantire informative ai condòmini su finalità e modalità d’uso dei sistemi AI;
• verificare la trasparenza contrattuale dei fornitori (licenze, sicurezza, responsabilità).

1. c) Sistemi “ad alto rischio”

Alcune tecnologie condominiali (videosorveglianza intelligente, riconoscimento facciale, sistemi predittivi di morosità) rientrano tra i “sistemi ad alto rischio” previsti dal Regolamento UE.
In questi casi, l’amministratore è soggetto a obblighi aggiuntivi:

• sorveglianza umana continua;
• conservazione dei log per almeno sei mesi;
• audit periodico di conformità;
• notifica di anomalie ai fornitori o alle autorità competenti.

L’informativa obbligatoria ai condòmini

La legge 132/2025 impone che ogni professionista che utilizzi AI fornisca un’informativa chiara, completa e aggiornata, da rendere disponibile ai propri utenti o clienti.

Per gli amministratori, l’informativa deve contenere:

• Tipologia di sistemi AI utilizzati (gestionali, chatbot, videosorveglianza, sensori).
• Finalità d’uso (ottimizzazione costi, tempi, sicurezza, manutenzione predittiva).
• Modalità di funzionamento e grado di autonomia del sistema.
• Categorie di dati trattati (identificativi, contabili, tecnici, immagini).
• Base giuridica (contrattuale, legale, consenso).
• Durata di conservazione dei dati.
• Destinatari e fornitori del servizio, anche extra UE.
• Misure di sicurezza e non discriminazione adottate.
• Diritti dei condòmini, compreso quello di ricevere spiegazioni chiare e chiedere intervento umano.

Governance, formazione e modulistica

Il nuovo contesto normativo implica anche un adeguamento organizzativo.
Gli studi di amministrazione dovranno:

• predisporre una policy interna AI;
• formare il personale e i collaboratori;
• aggiornare contratti e regolamenti condominiali;
• prevedere un audit di conformità periodico;
• utilizzare moduli informativi ufficiali.

Principi fondamentali da rispettare

La legge richiama quattro principi cardine:

1. Trasparenza: l’uso dell’AI deve essere esplicitato e comprensibile.
2. Correttezza: vietato ogni uso discriminatorio o distorsivo.
3. Responsabilità: l’amministratore resta sempre il garante delle scelte.
4. Proporzionalità: l’uso dell’AI deve essere giustificato e non invasivo.